Quando mancano dati del precedente studio, dal solo fatto che mancano dati non è possibile stabilire chi sostenga il costo: occorre verificare gli accordi, il perimetro dell'incarico e il lavoro richiesto al nuovo studio. Per il nuovo studio è un'attività da descrivere e valorizzare in base al lavoro effettivo; per il cliente diventa un costo da valutare dopo aver chiarito perimetro, documenti disponibili e rapporto con la gestione ordinaria. Il fatto che i dati non siano immediatamente utilizzabili, da solo, non dice se la ricostruzione sia compresa nel compenso già proposto.
La risposta utile è quindi distinguere due piani: la presa in carico corrente e il recupero del passato. Se il preventivo riguarda gli adempimenti ordinari dal cambio di consulente in avanti, la ricostruzione di periodi precedenti può essere indicata come attività separata. Se invece il fascicolo ricevuto consente di proseguire con pochi controlli, il lavoro iniziale può rientrare nell'avvio concordato. Prima di scegliere un'offerta, la domanda non è soltanto “quanto costa il commercialista?”, ma “quale parte del costo riguarda la gestione futura e quale il recupero delle informazioni mancanti?”.
La ricostruzione ha un costo quando crea un incarico distinto
Il cambio di consulente non coincide necessariamente con una ricostruzione completa. Il nuovo studio può ricevere un fascicolo ordinato, con riepiloghi coerenti e documenti rintracciabili: in questo caso il lavoro iniziale consiste soprattutto nel comprendere l’impostazione esistente e organizzare il passaggio. La situazione cambia quando manca il collegamento tra documenti, registrazioni, saldi riepilogativi e attività già svolte.
Il costo nasce dal tempo e dall’ampiezza del controllo necessario per rendere il fascicolo leggibile. Non basta sapere che mancano “alcuni dati”: serve identificare il periodo interessato, quali documenti sono disponibili, quale informazione non si riesce a ricavare e quale decisione resta bloccata. Un riepilogo assente può richiedere solo un confronto circoscritto; documenti non ordinati su più periodi possono richiedere un lavoro progressivo, con perimetro e compenso separati.
Nel preventivo è utile trovare voci distinte per:
- gestione ricorrente successiva al cambio di studio;
- attività iniziale di passaggio e ordinamento del fascicolo;
- ricostruzione di informazioni mancanti o incongruenti;
- richieste ulteriori emerse dopo il primo confronto.
Questa distinzione evita due equivoci frequenti. Il primo è considerare qualsiasi ricostruzione come compresa nella tariffa ordinaria; il secondo è accettare una voce generica senza sapere quale risultato documentale comprende. Una voce separata è più leggibile se collega il compenso a un risultato concreto: ad esempio, un elenco delle informazioni mancanti, un prospetto di scostamenti ancora aperti oppure un fascicolo organizzato per il periodo concordato.
Quali elementi cambiano chi sostiene il costo
La ripartizione economica dipende anzitutto dagli accordi già esistenti e da ciò che viene affidato al nuovo studio. Per decidere in modo informato, conviene mettere a confronto quattro elementi: l’incarico precedente, la proposta del nuovo studio, i documenti effettivamente disponibili e la causa pratica della lacuna.
L’incarico precedente aiuta a capire quali attività erano previste nel rapporto già concluso o in chiusura. La proposta del nuovo studio chiarisce invece da quando parte la gestione e quali attività preliminari sono comprese. I documenti disponibili delimitano il lavoro: un elenco ordinato con indicazione del periodo è più utile di una cartella indistinta. Infine, la causa della lacuna cambia la scelta operativa: un dato esistente ma non reperito richiede una ricerca diversa da un dato che non è stato prodotto o che non consente di collegare le informazioni tra loro.
Non è utile attribuire il costo in astratto al precedente studio, al nuovo studio o al cliente. La decisione diventa concreta quando il preventivo indica il punto di partenza, il risultato atteso e l’eventuale attività aggiuntiva. Se il perimetro non è definito, la scelta prudente è chiedere una proposta che separi l’avvio della gestione dalla ricostruzione, così da poter confrontare offerte riferite allo stesso lavoro.
Per approfondire come leggere le attività incluse e quelle extra, può essere utile consultare questi esempi pratici sul costo del commercialista.
Flusso documentale per decidere il perimetro
- Fissa il punto di partenza. Indica l’attività interessata, il periodo da ricostruire e l’ultima situazione che riesci a descrivere con documenti disponibili. Non serve inviare tutto prima del confronto: è sufficiente un elenco ragionato.
- Confronta ciò che esiste con ciò che manca. Affianca i documenti disponibili ai riepiloghi ricevuti e segna i collegamenti non dimostrabili. Il risultato non è una diagnosi definitiva, ma una lista concreta di scarti: documento presente senza riepilogo, riepilogo senza documento individuato oppure periodo privo di continuità.
- Separa il passaggio dalla ricostruzione. Chiedi che il preventivo distingua le attività necessarie per proseguire la gestione da quelle dedicate agli scarti individuati. In questo modo una richiesta ulteriore non resta nascosta nella formula “subentro”.
- Decidi sul fascicolo delimitato. Se gli scarti riguardano un solo blocco documentale, può essere ragionevole affidare prima quel blocco. Se impediscono di capire l’intero punto di partenza, la proposta può prevedere una ricostruzione più ampia, con attività e corrispettivo espliciti.
Il passaggio risolutivo è il secondo: trasformare “mancano dati” in una lista di relazioni documentali non ricostruite. Solo allora si può capire se serve un semplice riordino, un confronto mirato o un incarico più esteso. Un elenco di documenti, senza il confronto con l’informazione che dovrebbero sostenere, non chiarisce ancora il costo.
Un caso applicativo: dato mancante o lavoro non compreso
Immagina che, al cambio di consulente, siano disponibili i documenti di un periodo e un riepilogo finale, ma non il dettaglio che collega alcune voci del riepilogo ai documenti raccolti. La gestione successiva può avere un perimetro chiaro, mentre il punto iniziale resta parzialmente non leggibile.
In questa situazione il nuovo studio può formulare una proposta in due parti: la prima per l’avvio della gestione dal momento concordato; la seconda per il confronto delle sole voci non collegate. Il risultato utile non è dichiarare risolto lo scarto, ma sapere quali voci restano aperte, quali documenti potrebbero chiarirle e quale attività è necessaria per chiudere il fascicolo. Se emerge un documento che collega una voce aperta al riepilogo, il perimetro della ricostruzione si riduce. Se invece lo scarto coinvolge altri periodi o altri riepiloghi, il lavoro si amplia e il preventivo va aggiornato.
Questo esempio mostra perché una cifra unica è poco confrontabile. Due proposte possono entrambe riguardare un cambio di consulente, ma una può includere solo l’avvio della gestione e l’altra anche il recupero del passato. La scelta non dipende dal nome della voce in preventivo, bensì dalla corrispondenza tra attività descritta, documenti disponibili e risultato richiesto.
Quando coinvolgere lo studio e come chiedere una valutazione
È il momento di coinvolgere lo studio quando non riesci a stabilire se il fascicolo ricevuto consenta di partire dalla situazione disponibile o quando il preventivo non distingue la gestione ordinaria dalla ricostruzione. Alessio Ferretti STP, studio di commercialisti, può esaminare il passaggio di consegne, confrontare l’elenco dei documenti con le informazioni da ricostruire e definire una proposta che separi attività iniziali, gestione ricorrente ed eventuali lavorazioni aggiuntive.
Per una prima valutazione senza impegno, descrivi la situazione, l’urgenza e l’elenco dei documenti disponibili: indica almeno il periodo interessato e il dato o il collegamento documentale che non riesci a ricostruire. Dopo il contatto potrai concordare le modalità di trasmissione dei materiali, senza anticipare documenti personali o riservati non necessari al primo orientamento.
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